PDF zu groß für Mail oder Bewerbung: was wirklich hilft

Eine PDF-Datei wird fast nie aus dem Grund zu groß, den man vermutet. Nicht die Anzahl der Seiten treibt die Dateigröße hoch, sondern das, was auf den Seiten liegt: eingescannte Bilder. Ein zehnseitiger Text aus Word wiegt oft 200 KB, zehn eingescannte Seiten desselben Textes gerne 30 MB. Wer das weiß, sucht an der richtigen Stelle.

Erst herausfinden, wo die Grenze liegt

Es gibt zwei ganz verschiedene Grenzen, und sie verlangen unterschiedliche Lösungen.

Beim Versand per E-Mail setzt der Mailserver die Grenze, nicht Ihr Programm. Gmail nimmt 25 MB pro Nachricht an. Firmen- und Hochschulserver sind meist deutlich strenger, 10 MB sind ein häufiger Wert, manchmal weniger. Entscheidend ist außerdem der Server des Empfängers: Ihre Mail geht raus und wird auf der Gegenseite abgewiesen. Rechnen Sie zusätzlich rund ein Drittel Aufschlag ein, weil Anhänge für den Transport kodiert werden. Eine Datei, die exakt auf der Grenze liegt, ist genau die, die zurückkommt.

Bei einem Bewerbungsportal steht die Grenze in der Regel direkt am Upload-Feld. Wenige Megabyte sind üblich, oft gilt das Limit für alle Dokumente zusammen und nicht pro Datei. Verbindlich ist nur, was das jeweilige Portal nennt — verlassen Sie sich nicht auf einen Wert, den Sie bei einem anderen Arbeitgeber gesehen haben.

Bewerbungsunterlagen: die üblichen Ursachen

Bei einer Bewerbungsmappe kommt die Größe fast immer aus einer dieser drei Quellen.

• Zeugnisse mit 600 dpi eingescannt. Für ein Textdokument bringen 600 dpi keinen sichtbaren Gewinn gegenüber 300 dpi, kosten aber die vierfache Datenmenge. 300 dpi sind für gedruckte Zeugnisse völlig ausreichend, 200 dpi bleiben am Bildschirm gut lesbar.
• Farbscan statt Graustufen. Ein schwarz-weißes Zeugnis in Farbe zu scannen verdreifacht die Daten und bringt nichts außer einem leichten Gelbstich vom Papier.
• Das Bewerbungsfoto in voller Kameraauflösung. Ein Foto direkt aus dem Handy hat schnell 4 MB und wird im Lebenslauf auf wenige Zentimeter verkleinert dargestellt — die Datei bleibt trotzdem groß. Verkleinern Sie das Bild vor dem Einfügen, etwa mit Bild verkleinern auf 1 MB, oder legen Sie es gleich im richtigen Format an: Bewerbungsfoto 45 × 60 mm.

Die PDF direkt verkleinern

Für eine fertige Datei ist die Kompression der schnellste Weg. Zwei Ziele decken fast alles ab: PDF verkleinern auf 2 MB passt durch jedes Mailpostfach und die meisten Portale, 1 MB auch durch die strengsten.

Dabei passiert eines von zwei Dingen, und der Unterschied ist wichtig. Im günstigen Fall genügt ein struktureller Neuaufbau der Datei: ungenutzte Objekte und doppelt eingebettete Schriften fallen weg, der Text bleibt Text und damit durchsuchbar und gestochen scharf. Reicht das nicht, müssen die Seiten in Bilder umgewandelt werden. Das erreicht praktisch jedes Ziel, kostet aber die Textebene — die Datei ist danach nicht mehr durchsuchbar und Kopieren funktioniert nicht mehr. Unser Werkzeug versucht zuerst den schonenden Weg und sagt Ihnen anschließend, welcher der beiden Fälle eingetreten ist. Das ist keine Nebensache: eine Bewerbung, deren Lebenslauf sich nicht mehr durchsuchen lässt, ist in einem automatisierten Bewerbermanagementsystem im Nachteil.

Wenn Kompression nicht reicht

Aufteilen. Verlangt das Portal ohnehin getrennte Uploads für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse, ist eine 12-MB-Sammeldatei die falsche Form. Mit PDF-Seiten extrahieren trennen Sie die Mappe auf, ohne etwas neu zu scannen.

Sauber zusammenfügen statt neu drucken. Umgekehrt gilt: wer einzelne PDFs zu einer Mappe verbindet, sollte sie zusammenfügen und nicht ausdrucken und erneut einscannen. Beim Zusammenfügen bleibt der Text erhalten, beim Umweg über den Scanner ist er weg und die Datei wird um ein Vielfaches größer.

Fotos richtig einbetten. Kommen die Seiten von Handyfotos, wandeln Sie die Bilder gezielt um, statt sie in Word einzufügen: JPG in PDF umwandeln erzeugt eine Seite pro Bild ohne den Ballast, den ein Textprogramm mitschreibt.

Drei Dinge, die nicht helfen

Die PDF zippen. Die Inhalte einer PDF sind bereits komprimiert. Ein ZIP spart typischerweise wenige Prozent und verlangt der Personalabteilung einen zusätzlichen Arbeitsschritt ab. Manche Mailfilter blocken ZIP-Anhänge zudem grundsätzlich.

Die Datei in mehrere Mails aufteilen. Technisch möglich, praktisch ärgerlich — und bei einer Bewerbung hinterlässt es einen unnötig unorganisierten Eindruck.

Einen Cloud-Link schicken, wenn nichts danach gefragt hat. Bei sehr großen Dateien ist das der richtige Weg. Bei einer Bewerbung sollten die Unterlagen aber im Anhang liegen; ein Link, der Registrierung oder Anmeldung verlangt, wird oft schlicht nicht geöffnet.

Ihre Unterlagen verlassen den Rechner nicht

Bewerbungsunterlagen enthalten Anschrift, Geburtsdatum, Zeugnisnoten und oft die vollständige Berufsbiografie. Unsere Werkzeuge arbeiten vollständig im Browser: die Datei wird lokal gelesen und lokal verarbeitet, es findet kein Upload statt. Sie können die Seite laden, die Internetverbindung trennen und die PDF trotzdem verkleinern — das ist der einfachste Beweis dafür, dass nichts übertragen wird.